Biuletyn Informacji Publicznej, wdrożenie i prowadzenie BIP dla instytucji publicznych
Dostępny system biuletynu informacji publicznej dla podmiotów publicznych
Co to jest BIP?
Biuletyn Informacji Publicznej, skrótowo znany jako BIP, to internetowy system udostępniający informacje publiczne dotyczące działalności instytucji publicznych. Jest to platforma online, która ma za zadanie zapewnić transparentność działania tych instytucji poprzez udostępnianie społeczeństwu różnorodnych informacji.
Celem Biuletynu Informacji Publicznej jest zapewnienie łatwego i szybkiego dostępu do informacji publicznych dla obywateli, co ma sprzyjać przejrzystości i uczciwości w działaniach instytucji publicznych oraz umożliwiać kontrolę społeczną.
Wszystkie podmioty publiczne lub podmioty realizujące zadania publiczne w Polsce są zobowiązane do prowadzenia biuletynów informacji publicznej (BIP). Biuletyny te nazywane są stronami podmiotowymi BIP.
Strony podmiotowe BIP są prowadzona zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi, tj.:
- Ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. 2001 nr 112 poz. 1198 z poz. zm.)
- Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz.U. 2007 nr 10 poz. 68).
Co musi się znajdować na stronie BIP?
Na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) dana jednostka publikuje informacje wymagane przez polskie prawo. Informacje te dotyczą wszelkich kwestii i spraw, które są istotne dla wszystkich obywateli.
W ramach Biuletynu Informacji Publicznej publikowane są takie dokumenty jak:
- Informacje o działalności instytucji publicznych.
- Ogłoszenia, komunikaty, sprawozdania i inne dokumenty związane z działalnością danej jednostki.
- Informacje o przetargach, konkursach i zamówieniach publicznych.
- Akty prawne, regulaminy, procedury oraz inne dokumenty dotyczące funkcjonowania danej instytucji.
Szczegółowa lista informacji publicznych, które muszą być udostępniane na BIP, znajduje się w Ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Kto jest zobowiązany do prowadzenia stron podmiotowych BIP?
Do tworzenia i prowadzenia podmiotowych stron internetowych BIP są zobowiązane przede wszystkim następujące podmioty:
- organy władzy publicznej,
- organy samorządów gospodarczych i zawodowych,
- podmioty reprezentujące Skarb Państwa zgodnie z odrębnymi przepisami,
- podmioty reprezentujące państwowe osoby prawne,
- podmioty reprezentujące osoby prawne samorządu terytorialnego,
- podmioty reprezentujące państwowe jednostki organizacyjne,
- podmioty reprezentujące jednostki samorządu terytorialnego,
- podmioty reprezentujące osoby lub jednostki organizacyjne wykonujące zadania publiczne,
- podmioty reprezentujące osoby lub jednostki organizacyjne dysponujące majątkiem publicznym,
- podmioty reprezentujące osoby prawne, w których Skarb Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub samorządu gospodarczego albo zawodowego, mają pozycję dominującą w rozumieniu przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów,
- związki zawodowe i ich organizacje,
- partie polityczne,
Należy zaznaczyć, że powyższa lista nie jest zamknięta, więc wszelkie inne podmioty publiczne lub zajmujące się realizacją zadań publicznych w Polsce również są zobowiązane do prowadzenia stron podmiotowych BIP.
Czym charakteryzuje się BIP proponowany przez CG2?
System informatyczny BIP opracowany przez Agencję CG2 charakteryzuje się szeregiem cech, które sprawiają, że jest kompletnym i użytecznym narzędziem dla podmiotów zobowiązanych do prowadzenia BIP.
Głównymi elementami naszego systemu są: CMS (back-end) oraz publicznie dostępna strona www (front-end). Dzięki kompleksowości i spójności oferty, system informatyczny BIP umożliwia prowadzenie podmiotowej strony BIP zgodnie z przepisami prawa. Wszystkie dane są publikowane zgodnie z zasadą neutralności technologicznej w formacie XML, a Biuletyn jest dostępny na urządzeniach mobilnych, takich jak smartfony i tablety.
Nasz system BIP oferuje szereg funkcjonalności i użyteczności, które wyróżniają go na rynku, m.in.:
- Zgodność z przepisami prawa w tym z ustawą z dnia 19.04.2019 roku o dostępność stron internetowych i aplikacji mobilnych;
- Możliwość samodzielnej rozbudowy strony BIP za pomocą intuicyjnego CMS Drupal;
- Responsywność, czyli przystosowanie do wszystkich urządzeniach ekranowych (smartfony, tablety, laptopy, komputery PC);
- Wysoki poziom bezpieczeństwa systemu informatycznego (połączenie szyfrowane, dwuetapowa autoryzacja oraz inne).
Nasz system BIP, podobnie jak nasze inne produkty cyfrowe, wykorzystuje technologie open source. Dzięki temu rozwiązaniu zapewniamy stabilność działania systemu oraz możliwość jego nieograniczonej rozbudowy zgodnie z potrzebami użytkowników.
Jakie elementy, funkcjonalności BIP-u są przekazywane wraz z licencją?
Menu przedmiotowe
Poruszanie się po stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) umożliwia menu przedmiotowe, które zostało zaprojektowane z lewej strony ekranu. Menu to jest podzielone na kategorie i może rozwijać się, prezentując podkategorie. Podmiot ma możliwość dodawania, usuwania i dowolnej zmiany ilości oraz "zagnieżdżania" pozycji w menu.
Logo znak graficzny
Strona może być oznaczona dowolnym logo podmiotu. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (BIP), na stronie znajduje się także logo - znak graficzny Biuletynu, które stanowi odnośnik do strony Gov.pl/bip.
Wyszukiwarka, moduł wyszukujący
Do szybkiego wyszukiwania pożądanych informacji służy element oprogramowania umożliwiający znalezienie wyrażenia poszukiwanego przez odwiedzających Biuletyn Informacji Publicznej (BIP). Pole wyszukiwania zostało oznaczone czytelną nazwą "Szukaj:". W to pole można wpisać dowolne kluczowe frazy (np. "projekt uchwały"), a następnie kliknąć w symbol lupy. Po wykonaniu tej operacji wyświetlona zostanie lista artykułów spełniających zadane kryterium wyszukiwania.
Informacje nt. podmiotu oraz redaktorów podmiotowej strony BIP
W widoku głównym strony przedmiotowej BIP znajduje się zaprojektowany i przygotowany obszar zawierający następujące elementy:
- dane teleadresowe wraz z przyciskiem ekranowym (linkiem) do istniejącego internetowego serwisu informacyjnego podmiotu,
- dane rejestrowe podmiotu,
- szczegółowe informacje dotyczące osób redagujących podmiotową stronę Biuletynu, obejmujące imię, nazwisko, adres, numer telefonu oraz adres e-mail.
Dodatkowo, na stronie głównej BIP można umieścić zdjęcie lub grafikę charakteryzującą podmiot (np. zdjęcie budynku instytucji).
Instrukcja korzystania z podmiotowej strony Biuletynu
W Systemie BIP znajduje się zredagowana i opublikowana instrukcja korzystania z podmiotowej strony BIP. W instrukcji opisane są najważniejsze elementy i składowe strony BIP. Zawiera ona także informacje dotyczące ich lokalizacji na stronie oraz sposób korzystania z nich (np. działanie modułu wyszukiwania).
Deklaracja dostępności
Oferowany przez CG2 system BIP zawiera profesjonalnie przygotowaną deklarację dostępności. Zgodnie z Ustawą z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz. U. poz. 848), art. 10 zobowiązuje podmioty publiczne do sporządzania i publikowania Deklaracji Dostępności. Warunki techniczne publikacji Deklaracji oraz struktura dokumentu zostały określone na podstawie art. 12 pkt 7 ww. ustawy.
W Systemie BIP przygotowaliśmy i zakodowaliśmy Deklarację dostępności dla danej strony podmiotowej BIP, spełniającą wymagania zawarte w art. 5 ustawy o dostępności cyfrowej. Oznacza to, że Deklaracja Dostępności jest w pełni dostępna cyfrowo.
Mapa strony
Mapa strony, nazywana również indeksem strony lub sitemap, jest to struktura hierarchiczna, która przedstawia organizację i hierarchię zawartości na podmiotowej stronie BIP. Jest to rodzaj pliku XML lub HTML, który zawiera listę wszystkich dostępnych stron na danym BIP-ie wraz z informacjami o ich hierarchii i relacjach.
W Systemie opracowanym przez Agencję CG2, mapa strony jest generowana automatycznie przez system zarządzania treścią (CMS).
Rejestr zmian
W Systemie znajduje się sprawnie działający moduł "Rejestr zmian", który pozwala na rejestrowanie wszystkich zmian treści informacji publicznych zawartych na podmiotowych stronach Biuletynu, wskazując datę, od której zmiany te obowiązują.
Metadane
Informacje publiczne udostępniane na BIP, zgodnie z przepisami, są oznaczane danymi określającymi podmiot udostępniający informację, danymi określającymi tożsamość osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji, danymi określającymi tożsamość osoby, która udostępniła informację, oraz datą udostępnienia. Rozwiązanie proponowane przez CG2 zapewnia pełny zakres automatycznego generowania ww. metadanych.
Pliki do pobrania
W BIP-ie oferowanym w naszym Systemie do treści bezpośrednio udostępnianych na stronie można dodać dokumenty w postaci plików do pobrania. Przy każdym pliku podana jest informacja na temat jego formatu oraz wielkości.
Inne funkcjonalności
Na dole podmiotowej głównej strony Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) znajduje się miejsce na dodatkowe informacje o podmiocie oraz oznaczenia: logo i inne znaki graficzne dotyczące podmiotu. Podmiot sam decyduje, czy umieści tam inne informacje.
Formy udostępnienia systemu BIP
System BIP (Biuletyn Informacji Publicznej) może być udostępniany lub przekazywany na różne sposoby, zależnie od potrzeb podmiotu publicznego. Oto kilka, najczęściej spotykanych na rynku rodzajów udostępnienia lub przekazania systemu BIP:
Udostępnienie jako usługa w chmurze (SaaS): System BIP może być udostępniany jako usługa w chmurze, gdzie użytkownicy płacą abonament lub opłatę za korzystanie z systemu na serwerach dostawcy.
Przekazanie licencji na oprogramowanie: Organizacja może nabyć licencję na system BIP i zainstalować go na własnych serwerach lub infrastrukturze IT. Po zakupie licencji podmiot publiczny ma prawo do korzystania z systemu zgodnie z warunkami umowy licencyjnej.
Przekazanie systemu w formie gotowego produktu: Dostawca systemu może przekazać system BIP jako gotowy produkt do instalacji. Na podmiocie publicznym ciążyć będzie jednak obowiązek aktualizacji oprogramowania.
Wybór odpowiedniego rodzaju udostępnienia lub przekazania systemu BIP zależy od wielu czynników, takich jak budżet, infrastruktura IT, preferencje dotyczące kontroli nad systemem oraz potrzeby organizacji w zakresie funkcjonalności i wsparcia technicznego. Warto dokładnie przeanalizować każdą opcję przed podjęciem decyzji.
W naszej ocenie najlepszą i najczęściej wybieraną opcją jest "Przekazanie licencji na oprogramowanie". Poniżej opisujemy dlaczego przekazanie licencji na oprogramowanie jest wartościowym rozwiązaniem:
- Bezpieczeństwo danych: Przekazując licencję na oprogramowanie, podmiot publiczny może zachować pełną kontrolę nad swoimi danymi, ponieważ oprogramowanie jest zazwyczaj instalowane i utrzymywane na własnych serwerach lub infrastrukturze IT. To zapewnia większą kontrolę nad bezpieczeństwem danych w porównaniu do korzystania z usług w chmurze lub outsourcingu.
- Dostosowanie do specyficznych potrzeb: Posiadając licencję na oprogramowanie, organizacja ma możliwość dostosowania systemu do swoich konkretnych potrzeb i procesów biznesowych. Może dokonywać zmian w konfiguracji, integracji z innymi systemami oraz rozwijania dodatkowych funkcjonalności według własnych wymagań.
- Uczciwe opłaty: Przekazanie licencji na oprogramowanie opiera się na jasno określonych warunkach umowy licencyjnej. Organizacja płaci za korzystanie z systemu zgodnie z licencją, co eliminuje ryzyko nieuczciwych praktyk finansowych.
- Stabilność i niezawodność: Posiadając własną licencję na oprogramowanie, organizacja może osiągnąć stabilność i niezawodność działania systemu, gdyż ma pełną kontrolę nad zarządzaniem, aktualizacjami i utrzymaniem oprogramowania.
- Długoterminowe korzyści: Inwestycja w licencję na oprogramowanie może przynieść długoterminowe korzyści, ponieważ organizacja ma stały dostęp do systemu i nie musi polegać na zewnętrznych usługach, które mogą generować dodatkowe koszty w przyszłości.
Jak wygląda prowadzenie BIP-u we współpracy z CG2?
System BIP oferowany przez naszą Agencję jest udostępniany w formie "Przekazanie licencji na oprogramowanie". Jeżeli zdecydujesz się na korzystanie z Systemu BIP opracowanego przez CG2, przygotujemy i dostarczymy Ci projekt umowy licencji na System BIP, który po ustaleniu formalności podpiszemy. Wraz z udzieleniem licencji na System BIP:
Wdrożymy i uruchomimy BIP;
Podłączymy domeny lub subdomeny;
Zainstalujemy certyfikat SSL;
Zapewnimy aktualizację systemu BIP w ciągu roku;
Przeprowadzimy szkolenie;
Zapewnimy wsparcie techniczne (support) w okresie pierwszych trzech miesięcy od dnia wdrożenia i uruchomienia Systemu BIP;
Przygotujemy projekt Deklaracji dostępności (część dotycząca dostępności cyfrowej) i opublikujemy ją na stronie BIP zgodnie z przepisami, w tym dokumentem "Warunki techniczne publikacji oraz struktura dokumentu elektronicznego Deklaracji Dostępności".
Ile kosztuje BIP od CG2?
Koszt przekazania licencji na system BIP może być zróżnicowany i zależy głównie od warunków umowy. Wielkość instytucji czy zakres wykorzystania systemu nie mają wpływu na cenę naszej licencji. Jednakże cena może być zróżnicowana ze względu na dodatkowe usługi i wsparcie, które mogą wpłynąć na finalną kwotę. Przekazanie licencji jest przede wszystkim opłacalne ze względu na możliwość uniknięcia dodatkowych kosztów związanych z dostępem do nowszych wersji oprogramowania.
Oto kilka czynników, od których może zależeć cena licencji na oprogramowanie:
Typ licencji: Istnieje wiele rodzajów licencji na oprogramowanie, takich jak licencja jednorazowa, subskrypcyjna, czy też licencja wieczysta. Koszty mogą różnić się w zależności od wybranego typu licencji.
Wsparcie i aktualizacje: Dodatkowe usługi, takie jak wsparcie techniczne i regularne aktualizacje. Koszty licencji mogą być powiązane z poziomem i okresem wsparcia oraz częstotliwością aktualizacji.
Czas trwania umowy: W przypadku umów subskrypcyjnych lub licencji czasowych, koszty mogą zależeć od okresu obowiązywania umowy.
Dodatkowe usługi i integracje: Jeśli podmiot potrzebuje dodatkowych usług, takich jak integracje z innymi systemami, stałe szkolenia czy dostosowania oprogramowania do swoich potrzeb, koszty licencji mogą się zwiększyć.
Warto zauważyć, że każda sytuacja jest inna, a koszty licencji na oprogramowanie będą się różnić w zależności od konkretnych warunków umowy i potrzeb instytucji.
Opowiedz lub opisz mi swoje cele, a razem znajdziemy sposób, by je osiągnąć.